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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

VITASOLUTIONS CONSULTORES S.A.S.

Versión: 02
Fecha de aprobación: 14/03/2025
Fecha de entrada en vigencia: 15/03/2025
Última actualización: 01/07/2026

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: VitaSolutions Consultores S.A.S.
NIT: 901928827-6
Domicilio principal: Bogotá, Colombia
Dirección: Calle 166 No 9-70
Correo electrónico para asuntos de protección de datos: info@vitasolutionsconsulting.com
Teléfono: 3105853092
Página web: www.vitasolutionsconsulting.com

VitaSolutions Consultores S.A.S., en adelante “VitaSolutions”, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, consulta, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, conserva, elimina o trata en desarrollo de sus actividades empresariales.

  1. OBJETO

La presente Política tiene como objeto establecer los criterios y procedimientos adoptados por VitaSolutions para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales y el ejercicio de los derechos de sus titulares, de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, complementen, reglamenten o sustituyan.

  1. ALCANCE

Esta Política se aplica a todas las bases de datos, archivos, sistemas de información y documentos físicos o electrónicos que contengan datos personales y cuyo responsable sea VitaSolutions.

Se aplica, entre otros, al tratamiento de datos personales de:

  • Clientes y usuarios.
  • Prospectos y potenciales clientes.
  • Participantes, aspirantes y personas inscritas en cursos, programas, eventos, capacitaciones o listas de espera.
  • Visitantes y usuarios de páginas web, plataformas digitales y redes sociales.
  • Proveedores, contratistas, consultores y aliados.
  • Empleados, exempleados, candidatos y aspirantes a cargos.
  • Representantes, empleados y contactos de clientes o proveedores.
  • Conferencistas, docentes, facilitadores y participantes en proyectos.
  • Personas que se comuniquen con VitaSolutions por correo electrónico, teléfono, formularios, WhatsApp, redes sociales u otros canales.
  • Titulares cuyos datos sean tratados en el desarrollo de consultorías, diagnósticos, proyectos o servicios contratados.

Cuando VitaSolutions actúe únicamente como encargada del tratamiento por cuenta de un cliente, tratará la información conforme a las instrucciones del responsable, al contrato correspondiente y a la normativa aplicable.

  1. MARCO NORMATIVO

Esta Política se fundamenta principalmente en:

  • El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
  • La Ley Estatutaria 1581 de 2012.
  • El Decreto 1074 de 2015, en cuanto incorpora las disposiciones reglamentarias aplicables a la protección de datos personales.
  • Las instrucciones y circulares expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Las demás normas que regulen el tratamiento y la protección de datos personales en Colombia.
  1. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se adoptan las siguientes definiciones:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de la Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato privado: dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo resulta relevante para su titular.

Dato público: dato que no tiene naturaleza semiprivada, privada o sensible y que puede estar contenido, entre otros, en registros o documentos públicos.

Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a su titular y a determinados sectores o grupos de personas.

Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, orientación política, convicciones religiosas, origen racial o étnico, pertenencia a sindicatos u otros datos especialmente protegidos por la ley.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de la información.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, consulta, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión o eliminación.

Transferencia: envío de datos personales a un receptor que actúa como responsable del tratamiento dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: comunicación de datos personales a un tercero que los trata por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.

  1. PRINCIPIOS APLICABLES

VitaSolutions aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

6.1. Legalidad

El tratamiento se realizará de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

6.2. Finalidad

Los datos personales serán tratados para finalidades legítimas, específicas, informadas y relacionadas con las actividades de VitaSolutions.

6.3. Libertad

El tratamiento solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo cuando la ley permita tratar los datos sin autorización.

6.4. Veracidad o calidad

La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.5. Transparencia

El titular podrá obtener información sobre la existencia y el uso dado a sus datos personales.

6.6. Acceso y circulación restringida

Los datos personales solo serán tratados por personas autorizadas y no estarán disponibles públicamente, salvo que sean datos públicos o exista autorización o habilitación legal.

6.7. Seguridad

VitaSolutions adoptará medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.8. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con VitaSolutions.

6.9. Necesidad y proporcionalidad

Solo se recolectarán los datos adecuados, pertinentes y razonablemente necesarios para las finalidades informadas.

6.10. Temporalidad

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, las obligaciones contractuales y los deberes legales aplicables.

  1. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER TRATADOS

Dependiendo de la relación existente con el titular, VitaSolutions podrá tratar las siguientes categorías de datos:

7.1. Datos de identificación

Nombre, apellidos, tipo y número de identificación, firma, fecha de nacimiento y demás datos necesarios para identificar al titular.

7.2. Datos de contacto

Dirección, ciudad, país, correo electrónico, número telefónico, número de WhatsApp y perfiles o usuarios en plataformas digitales.

7.3. Datos profesionales y académicos

Profesión, cargo, empresa, sector económico, experiencia laboral, formación académica, competencias, intereses profesionales y datos contenidos en hojas de vida.

7.4. Datos comerciales y contractuales

Información relacionada con solicitudes, cotizaciones, propuestas, contratos, servicios adquiridos, historial de atención, facturación y relaciones comerciales.

7.5. Datos financieros, contables y tributarios

Información necesaria para facturación, pagos, cobros, retenciones, certificaciones tributarias, cuentas bancarias y cumplimiento de obligaciones legales.

7.6. Información sobre participación en programas y servicios

Respuestas a diagnósticos, encuestas, formularios, actividades, evaluaciones, entregables, avances, preferencias, asistencia y resultados de procesos formativos o de consultoría.

7.7. Datos técnicos y de navegación

Dirección IP, identificadores del dispositivo, navegador, sistema operativo, páginas visitadas, fechas y horas de acceso, interacciones digitales, cookies y tecnologías similares.

7.8. Contenido audiovisual

Fotografías, videos, grabaciones de voz, testimonios, intervenciones en sesiones virtuales y registros de eventos, cuando exista autorización o una base legal aplicable.

7.9. Información laboral

Datos de empleados, contratistas, aspirantes y exempleados relacionados con selección, contratación, pagos, seguridad social, desempeño, formación y terminación de la relación.

7.10. Datos sensibles

VitaSolutions podrá tratar datos sensibles únicamente cuando sean necesarios, exista una finalidad legítima y se cumplan los requisitos legales aplicables.

El titular será informado de que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando su suministro sea indispensable por una obligación legal o por la naturaleza del servicio solicitado.

  1. FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO

VitaSolutions podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

8.1. Gestión de clientes y usuarios

  • Identificar y contactar clientes, usuarios y personas interesadas.
  • Atender solicitudes de información, consultas, quejas, reclamos o sugerencias.
  • Elaborar y enviar cotizaciones, propuestas y ofertas de servicios.
  • Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
  • Prestar, ejecutar, administrar y hacer seguimiento a los servicios contratados.
  • Mantener registros históricos de clientes y servicios.
  • Evaluar la satisfacción y calidad de la atención.

8.2. Cursos, programas, eventos y capacitaciones

  • Gestionar preinscripciones, inscripciones y listas de espera.
  • Verificar requisitos de ingreso o participación.
  • Informar sobre fechas, cupos, contenidos, condiciones y cambios.
  • Administrar asistencia, participación, evaluaciones, actividades y certificaciones.
  • Facilitar el acceso a plataformas, materiales y recursos educativos.
  • Realizar seguimiento al proceso de aprendizaje.
  • Elaborar informes estadísticos, académicos y de gestión.
  • Contactar a los participantes durante y después del programa para asuntos directamente relacionados con este.

8.3. Consultoría y prestación de servicios

  • Ejecutar diagnósticos, consultorías, estudios, acompañamientos y proyectos.
  • Analizar información suministrada por clientes y usuarios.
  • Preparar informes, recomendaciones, productos y entregables.
  • Gestionar cronogramas, reuniones, compromisos y actividades.
  • Documentar la prestación del servicio.
  • Atender requerimientos técnicos, administrativos o contractuales.

Cuando un cliente entregue a VitaSolutions información de terceros, deberá garantizar que cuenta con autorización o con otra base jurídica válida para su entrega y tratamiento.

8.4. Gestión comercial y comunicaciones

  • Enviar información solicitada por el titular.
  • Informar sobre programas, productos, servicios, eventos o contenidos relacionados con VitaSolutions, cuando exista autorización.
  • Realizar actividades de relacionamiento, fidelización y seguimiento comercial.
  • Enviar encuestas, invitaciones y comunicaciones institucionales.
  • Gestionar campañas por correo electrónico, teléfono, mensajería instantánea o redes sociales.
  • Analizar la efectividad de las comunicaciones.

El titular podrá solicitar en cualquier momento que no se le envíen comunicaciones comerciales.

8.5. Facturación, pagos y gestión administrativa

  • Emitir facturas, cuentas de cobro y documentos equivalentes.
  • Gestionar pagos, cartera, devoluciones y conciliaciones.
  • Cumplir obligaciones tributarias, contables y financieras.
  • Verificar información necesaria para la prevención de fraudes.
  • Mantener soportes contractuales, contables y administrativos.

8.6. Proveedores, contratistas y aliados

  • Evaluar, seleccionar, vincular y administrar proveedores, contratistas y aliados.
  • Verificar antecedentes, referencias y requisitos, cuando sea legalmente procedente.
  • Gestionar contratos, órdenes de servicio, pagos y certificaciones.
  • Controlar el cumplimiento de obligaciones.
  • Mantener información histórica de la relación contractual.

8.7. Gestión del talento humano

  • Desarrollar procesos de selección y contratación.
  • Verificar experiencia, referencias y formación.
  • Gestionar relaciones laborales o contractuales.
  • Administrar nómina, prestaciones, seguridad social, bienestar y formación.
  • Cumplir obligaciones laborales, tributarias y de seguridad y salud en el trabajo.
  • Conservar documentación laboral durante los términos legales aplicables.

8.8. Seguridad y control

  • Proteger la seguridad de las personas, instalaciones, activos, sistemas y plataformas.
  • Prevenir accesos no autorizados, fraudes, incidentes o usos indebidos.
  • Gestionar riesgos de seguridad de la información.
  • Conservar registros que permitan investigar incidentes.

8.9. Cumplimiento legal

  • Cumplir obligaciones legales, judiciales, regulatorias y contractuales.
  • Atender solicitudes de autoridades competentes.
  • Ejercer o defender derechos en procesos judiciales, administrativos o extrajudiciales.
  • Conservar documentos durante los términos establecidos en la ley.

8.10. Análisis y mejoramiento

  • Elaborar estadísticas e indicadores.
  • Evaluar el funcionamiento de los productos, servicios y programas.
  • Mejorar procesos, contenidos, metodologías y experiencia del usuario.
  • Realizar análisis internos, procurando usar información anonimizada o agregada cuando sea posible.
  1. DATOS SENSIBLES

El tratamiento de datos sensibles estará sujeto a las siguientes condiciones:

  • Se informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento.
  • Se indicará de manera previa y expresa cuáles datos son sensibles y para qué se utilizarán.
  • Se obtendrá autorización explícita, salvo que la ley establezca una excepción.
  • Se aplicarán medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.
  • No se condicionará la prestación de un servicio al suministro de datos sensibles que no sean necesarios.

Los datos sensibles no se utilizarán para finalidades discriminatorias ni diferentes a las informadas.

  1. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Como regla general, VitaSolutions evitará recolectar datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo que sean necesarios para una actividad legítima y legalmente permitida.

Cuando se requiera su tratamiento:

  • Se respetará el interés superior del menor.
  • Se garantizarán sus derechos fundamentales.
  • Se tendrá en cuenta su opinión de acuerdo con su edad y madurez.
  • Se obtendrá la autorización de su representante legal cuando corresponda.
  • Se utilizarán únicamente para las finalidades informadas.
  • Se aplicarán medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.

La participación de menores en fotografías, videos, testimonios o publicaciones requerirá autorización específica de su representante legal, sin perjuicio de los demás requisitos aplicables.

  1. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

VitaSolutions solicitará la autorización del titular por medios que permitan su consulta posterior, tales como:

  • Documentos físicos o electrónicos.
  • Formularios web.
  • Casillas de aceptación.
  • Correos electrónicos.
  • Mensajes de datos.
  • Grabaciones de voz.
  • Contratos.
  • Plataformas digitales.
  • Cualquier otro mecanismo que permita demostrar la manifestación de voluntad del titular.

La autorización será previa, expresa e informada y señalará las finalidades del tratamiento.

La aceptación de términos generales no sustituirá las autorizaciones específicas necesarias para finalidades como publicidad, uso de imagen, publicación de testimonios o tratamiento de datos sensibles.

  1. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

VitaSolutions podrá tratar datos sin autorización cuando la ley lo permita, especialmente en los siguientes casos:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.
  • Los demás casos expresamente establecidos por la ley.
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular podrá ejercer los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
  • Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
  • Presentar consultas y reclamos.
  • Solicitar la corrección de información incompleta, inexacta o desactualizada.
  • Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
  • Revocar la autorización cuando se incumplan los principios, derechos o garantías legales.
  • Acceder gratuitamente a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el procedimiento de consulta o reclamo ante VitaSolutions.
  • Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, salvo las excepciones legales.

La supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando la información deba conservarse para el cumplimiento de obligaciones legales.

  1. PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los derechos podrán ser ejercidos por:

  • El titular, previa acreditación de su identidad.
  • Sus causahabientes, previa acreditación de dicha calidad.
  • Su representante o apoderado, previa acreditación de la representación.
  • Quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.
  • El representante legal de un menor de edad.
  1. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN

El área responsable de atender consultas, solicitudes y reclamos relacionados con datos personales será:

Área o cargo responsable: (área, dependencia o cargo)
Correo electrónico: (correo de protección de datos)
Dirección: (dirección física)
Teléfono: (número telefónico)
Horario de atención: (días y horas)

  1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

El titular podrá consultar los datos personales que reposen en las bases de datos de VitaSolutions mediante solicitud enviada por los canales establecidos.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

  • Nombre e identificación del solicitante.
  • Datos de contacto para recibir la respuesta.
  • Descripción clara de la información que desea consultar.
  • Documentos que acrediten la representación, cuando corresponda.

VitaSolutions atenderá la consulta dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará al solicitante el motivo de la demora y la fecha en la cual se atenderá la consulta, que no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

El titular que considere que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida o que exista un incumplimiento podrá presentar un reclamo.

El reclamo deberá incluir:

  • Identificación del titular.
  • Descripción de los hechos que originan el reclamo.
  • Dirección o correo para recibir la respuesta.
  • Documentos que sustenten la solicitud.
  • Petición concreta.

Cuando el reclamo esté incompleto, VitaSolutions solicitará su corrección dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción.

Si transcurren dos meses desde la solicitud de corrección sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incorporará en la base de datos una anotación que indique que se encuentra en trámite.

El reclamo será atendido dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha de su recepción completa. Cuando no sea posible responder en dicho término, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

  1. REVOCATORIA Y SUPRESIÓN

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando:

  • Considere que no se respetaron los principios, derechos o garantías legales.
  • Haya finalizado la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • No exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación.
  • Desee dejar de recibir comunicaciones comerciales.

La revocatoria podrá ser total o parcial, según las finalidades respecto de las cuales el titular retire su consentimiento.

  1. DEBERES DE VITASOLUTIONS

VitaSolutions cumplirá, entre otros, los siguientes deberes:

  • Garantizar el ejercicio del derecho de habeas data.
  • Solicitar y conservar prueba de la autorización cuando sea necesaria.
  • Informar las finalidades del tratamiento.
  • Mantener la información bajo condiciones razonables de seguridad.
  • Actualizar y rectificar la información cuando corresponda.
  • Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.
  • Informar al encargado cuando una información esté siendo discutida.
  • Exigir a proveedores y encargados el cumplimiento de obligaciones de privacidad y seguridad.
  • Adoptar políticas, procedimientos y controles internos.
  • Informar a la autoridad competente cuando se presenten violaciones relevantes a los códigos de seguridad y existan riesgos para los titulares.
  • Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. TRANSMISIÓN DE DATOS A PROVEEDORES

VitaSolutions podrá contratar proveedores que actúen como encargados del tratamiento, tales como:

  • Proveedores de alojamiento web y almacenamiento en la nube.
  • Plataformas educativas o de videoconferencia.
  • Proveedores de correo electrónico.
  • Plataformas de formularios y encuestas.
  • Servicios de mensajería y atención al cliente.
  • Plataformas de automatización y gestión de relaciones con clientes.
  • Proveedores contables, tecnológicos, logísticos o administrativos.
  • Herramientas de análisis, inteligencia artificial y productividad.

Estos proveedores solo podrán utilizar los datos conforme a las instrucciones de VitaSolutions y deberán asumir obligaciones de seguridad, confidencialidad y protección de datos.

VitaSolutions procurará no ingresar en herramientas de inteligencia artificial información personal, confidencial o sensible que permita identificar al titular, salvo que sea necesario, exista autorización o una base jurídica aplicable y se cuente con medidas adecuadas de protección.

  1. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por VitaSolutions podrán almacenar o procesar información fuera de Colombia.

Cuando se realicen transferencias o transmisiones internacionales, VitaSolutions verificará el cumplimiento de los requisitos legales, contractuales y de seguridad aplicables.

La utilización de un proveedor internacional no autoriza el uso de los datos para finalidades diferentes a las informadas al titular.

  1. PÁGINAS WEB, FORMULARIOS Y CANALES DIGITALES

VitaSolutions podrá recolectar datos a través de:

  • Páginas web.
  • Formularios propios o de terceros.
  • Plataformas de cursos.
  • Correos electrónicos.
  • WhatsApp y otros servicios de mensajería.
  • Redes sociales.
  • Videoconferencias.
  • Aplicaciones y herramientas digitales.

Cada formulario deberá informar, como mínimo:

  • La identidad del responsable.
  • La finalidad específica de la recolección.
  • Los derechos del titular.
  • El canal para ejercerlos.
  • El acceso a esta Política.
  • El carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores.
  1. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

Los sitios web de VitaSolutions podrán utilizar cookies y tecnologías similares para:

  • Permitir el funcionamiento técnico de los sitios.
  • Recordar preferencias.
  • Analizar navegación y rendimiento.
  • Medir visitas e interacciones.
  • Mejorar la experiencia del usuario.
  • Gestionar campañas y comunicaciones, cuando exista autorización.

Cuando se utilicen cookies no esenciales o herramientas de seguimiento, VitaSolutions informará al usuario y solicitará su consentimiento cuando corresponda.

La información detallada sobre las cookies podrá desarrollarse en una Política de Cookies independiente.

  1. REDES SOCIALES

La información que los usuarios suministren a través de redes sociales podrá estar sujeta tanto a esta Política como a las condiciones y políticas de cada plataforma.

VitaSolutions solo utilizará los datos recibidos por estos medios para atender comunicaciones, gestionar relaciones con los usuarios y desarrollar las finalidades previamente informadas.

La publicación voluntaria de información en una red social no autoriza a VitaSolutions a utilizarla para cualquier finalidad.

  1. FOTOGRAFÍAS, VIDEOS, VOZ Y TESTIMONIOS

La captación o utilización de imágenes, videos, grabaciones de voz o testimonios identificables requerirá autorización cuando corresponda.

La autorización deberá indicar las finalidades, medios de publicación y alcance del uso.

Cuando el material se utilice con fines publicitarios, promocionales o comerciales, se solicitará una autorización específica y separada de la autorización general para participar en un programa o evento.

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

VitaSolutions adoptará medidas razonables de seguridad, tales como:

  • Control de acceso a sistemas y documentos.
  • Gestión de usuarios y contraseñas.
  • Restricción de permisos según funciones.
  • Copias de seguridad cuando sean necesarias.
  • Protección de dispositivos y cuentas.
  • Acuerdos de confidencialidad.
  • Capacitación de empleados y contratistas.
  • Evaluación de proveedores.
  • Procedimientos para gestión de incidentes.
  • Eliminación segura de documentos y archivos.

Ningún sistema es completamente invulnerable. En caso de incidente, VitaSolutions aplicará sus procedimientos internos y realizará los reportes exigidos por la normativa cuando corresponda.

  1. CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el tratamiento deberán guardar confidencialidad sobre la información a la que tengan acceso.

Esta obligación continuará incluso después de terminar la relación laboral, contractual, comercial o profesional con VitaSolutions.

  1. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para:

  • Cumplir las finalidades autorizadas.
  • Ejecutar la relación contractual o comercial.
  • Atender obligaciones contables, tributarias, laborales o regulatorias.
  • Resolver consultas, reclamos o controversias.
  • Ejercer o defender derechos.
  • Cumplir los términos de conservación documental aplicables.

Una vez cumplidas las finalidades y vencidos los términos legales, los datos serán eliminados, anonimizados o archivados de manera restringida, según corresponda.

  1. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

Cuando VitaSolutions conozca un incidente que pueda comprometer datos personales:

  • Evaluará su naturaleza y alcance.
  • Adoptará medidas para contenerlo y corregirlo.
  • Documentará lo ocurrido.
  • Revisará los controles aplicables.
  • Informará a las autoridades o titulares cuando exista obligación legal de hacerlo.
  1. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

VitaSolutions evaluará periódicamente si se encuentra obligada a registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

La inexistencia de obligación de registro no exime a VitaSolutions del cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, de la presente Política ni de las demás obligaciones relacionadas con protección de datos personales.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

Cuando no sea posible poner esta Política a disposición del titular de manera directa, VitaSolutions utilizará un aviso de privacidad que informe:

  • La identidad y datos de contacto del responsable.
  • La finalidad del tratamiento.
  • Los derechos del titular.
  • La existencia de esta Política.
  • La forma de consultarla.
  1. MODIFICACIONES

VitaSolutions podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o empresariales.

Las modificaciones sustanciales relacionadas con la identidad del responsable o con nuevas finalidades requerirán las actuaciones y autorizaciones que correspondan.

La versión actualizada estará disponible en:

Privacy Policy

  1. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia el (día, mes y año).

Las bases de datos tratadas por VitaSolutions tendrán vigencia durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales correspondientes.

Aprobada por: Adriana Margarita Sánchez González
Cargo: Gerente
Fecha: 14/03/2025